Faktura proforma – czym jest i czy jest wiążąca?

Zainteresowany proforma co to? Skieruj się tutaj.

Każdy kto prowadzi własną firmę, ale także i większość osób realizujących zakupy online, miał styczność przynajmniej raz z fakturą pro forma. Nie wszyscy jednakże wiedzą, czym w rzeczywistości jest ten dokument i co go wyróżnia od tradycyjnej faktury.

Faktura proforma – czy to dowód księgowy?

Po łacinie pro forma oznacza „tymczasowo”, zatem nieraz można spotkać się z objaśnieniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I faktycznie, faktura tego rodzaju nie jest dowodem księgowym, z tej przyczyny nie ujmuje się jej w ewidencji księgowej bądź w księdze przychodów i rozchodów. Warto aczkolwiek zachować ją na przykład dla celów informacyjnych.

Faktura proforma winna uchodzić raczej za dokument handlowy, który formą zapowiedzi danej oferty. Nie stanowi dowodu zakupu artykułów czy zrealizowania usługi, a więc zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług nie nie stanowi podłoża do odliczenia wykazanej w niej kwoty podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest ostateczna? Nie, bowiem dotyczy sprzedaży bądź usługi, która jeszcze nie została zrealizowana, wobec tego warunki transakcji w niej zaprezentowane mogą nadal podlegać negocjacjom.

Co winno znaleźć się na fakturze proforma?

Faktura proforma wygląda oraz posiada podobne elementy co faktura VAT, a więc:

  • dane stron,
  • datę i miejsce jej wystawienia,
  • nazwę towarów lub usług, będących przedmiotem transakcji (wraz z określeniem ich jednostek miary, ilości itp.),
  • wartość brutto oraz netto (zarówno pojedynczych produktów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana również słownie,
  • stawka oraz naliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
  • informacja o zakresie uwzględnionych rabatów,
  • wskazanie prognozowanego terminu wykonania usługi lub doręczenia towaru,
  • określenie terminu wniesienia opłaty.

Taką fakturę należy oznakować zauważalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”, by nie było żadnych trudności z odróżnieniem tego dokumentu od ostatecznej faktury VAT, wywołującej następstwa podatkowe. Powinno się także pamiętać, że ten rodzaj faktury nie zwalnia z obowiązku wystawienia kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie można wystawić w momencie, gdy klient przeleje już zaliczkę lub zapłaci w całości za przedmiot transakcji.